Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 30 septembre 2026

La protection des renseignements personnels et le respect de la confidentialité occupent une place importante dans la prestation des services d’orthophonie. La présente politique explique la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés et protégés dans le cadre des services offerts par Mylène Gahery St-Gelais, orthophoniste.

Cette politique s’applique notamment aux renseignements recueillis par l’intermédiaire du présent site Web, des communications électroniques et des différents outils technologiques utilisés dans le cadre des services professionnels.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La responsable de la protection des renseignements personnels est : Mylène Gahery St-Gelais, orthophoniste
Courriel : mylene.gst-gelais@outlook.com

Toutes les questions concernant la présente politique, la protection des renseignements personnels ou l’exercice des droits prévus par la loi peut être adressée à cette adresse.

2. Renseignements personnels recueillis

Seuls les renseignements nécessaires à la prestation et à la gestion des services sont recueillis.

Selon la situation, ceux-ci peuvent notamment comprendre :

le nom et les coordonnées du client, de ses parents ou de ses représentants;
la date de naissance et certains renseignements permettant d’identifier le client;
les renseignements fournis lors d’une inscription à la liste d’attente;
les renseignements relatifs aux rendez-vous et à la facturation;
les renseignements transmis dans les formulaires d’anamnèse;
les renseignements concernant la santé, le développement, la communication et les services d’orthophonie;
les documents, rapports ou renseignements transmis par le client, ses parents ou d’autres professionnels lorsque leur transmission est autorisée;
les communications échangées par courriel ou par d’autres moyens électroniques.

Certains de ces renseignements, notamment ceux concernant la santé et les services professionnels reçus, sont de nature sensible et font l’objet de mesures de protection particulières.

3. Moyens de collecte

Les renseignements personnels peuvent notamment être recueillis :

au moyen du formulaire de liste d’attente disponible sur le site Web;
par courriel ou par téléphone;
lors de la prise de rendez-vous;
au moyen des formulaires remplis dans le cadre des services;
lors des rencontres d’évaluation ou de suivi;
par l’intermédiaire des plateformes technologiques utilisées pour la prestation ou la gestion des services;
auprès d’un autre professionnel ou intervenant lorsque le client ou son représentant y a consenti ou lorsque la loi l’autorise.

4. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement dans la mesure nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Ils peuvent notamment être utilisés afin de :

gérer la liste d’attente et communiquer avec les personnes qui y sont inscrites;
ouvrir et tenir le dossier professionnel;
planifier et gérer les rendez-vous;
réaliser les évaluations et les suivis orthophoniques;
rédiger des rapports, bilans, notes et autres documents professionnels;
communiquer avec le client, ses parents ou ses représentants;
assurer la continuité des services avec d’autres professionnels lorsque cela est autorisé;
effectuer la facturation et assurer la gestion administrative des services;
respecter les obligations professionnelles et légales applicables.

Les renseignements personnels ne sont pas vendus ni utilisés à des fins commerciales étrangères aux services professionnels.

5. Services technologiques et fournisseurs

Certains services technologiques sont utilisés dans le cadre de la gestion ou de la prestation des services professionnels, notamment pour l’hébergement du site Web et la gestion de la liste d’attente, les communications électroniques, la gestion des rendez-vous et de la facturation ainsi que certains outils d’évaluation clinique.

Certains renseignements peuvent être hébergés ou traités au Canada ou à l’extérieur du Québec, notamment par les fournisseurs technologiques et leurs sous-traitants. Lorsque des renseignements personnels sont susceptibles d’être communiqués à l’extérieur du Québec, les mesures requises par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels sont prises.

Des mesures raisonnables sont mises en place afin de limiter les renseignements communiqués à ces fournisseurs à ce qui est nécessaire à la prestation des services et de protéger leur confidentialité.

6. Utilisation de l’intelligence artificielle

Des outils d’intelligence artificielle peuvent être utilisés afin de soutenir certaines tâches professionnelles, notamment la rédaction, l’organisation ou la synthèse de notes cliniques et de documents.

L’utilisation de ces outils vise à améliorer l’efficacité des services et ne remplace pas le jugement clinique ni la responsabilité professionnelle de l’orthophoniste.

Seules les informations nécessaires à la tâche sont utilisées et des mesures sont prises afin de limiter la transmission de renseignements permettant d’identifier directement ou indirectement le client.

Tout contenu produit avec le soutien de l’intelligence artificielle est révisé et validé par l’orthophoniste avant d’être intégré au dossier ou utilisé dans le cadre des services.

Lorsque le consentement du client ou de son représentant est requis pour l’utilisation de tels outils, celui-ci est obtenu conformément aux exigences applicables.

7. Communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont confidentiels et sont également protégés, lorsque applicable, par le secret professionnel.

Ils ne sont communiqués à d’autres personnes ou organisations qu’avec le consentement du client ou de son représentant, lorsque cette communication est nécessaire et autorisée, ou lorsque la loi permet ou exige cette communication.

8. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux obligations professionnelles et légales applicables.

Les dossiers professionnels sont conservés pendant la période prévue par les obligations professionnelles applicables, soit au moins cinq ans après la fin des services, puis détruits de façon sécuritaire.

Les renseignements qui ne sont plus nécessaires et qui ne sont pas soumis à une obligation de conservation sont détruits de façon sécuritaire.

9. Mesures de sécurité

Des mesures administratives, physiques et technologiques raisonnables sont mises en place afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol ainsi que l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Ces mesures comprennent notamment la protection des appareils et des comptes par mot de passe, la limitation de l’accès aux renseignements, la conservation sécurisée des documents papier ainsi que l’utilisation de mesures de protection appropriées pour les renseignements numériques.

Malgré les mesures mises en place, aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut garantir une sécurité absolue.

10. Témoins de connexion (« cookies »)

Le site Web utilise des témoins de connexion essentiels à son fonctionnement et à sa sécurité.

Aucun outil externe d’analyse, de publicité ou de profilage n’est utilisé par l’orthophoniste sur le site Web.

Certains témoins peuvent être déposés automatiquement par la plateforme utilisée pour l’hébergement et le fonctionnement du site.

11. Droits relatifs aux renseignements personnels

Conformément aux lois applicables, une personne peut notamment demander l’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet ainsi que la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

Elle peut également, dans les circonstances prévues par la loi, retirer un consentement donné et exercer les autres droits qui lui sont reconnus en matière de protection des renseignements personnels.

Toute demande concernant les renseignements personnels peut être adressée à la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 1.

Une personne qui estime que ses renseignements personnels n’ont pas été traités conformément à la présente politique peut également communiquer avec la responsable afin de formuler une question ou une plainte.

12. Modifications à la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de changements aux pratiques professionnelles, aux technologies utilisées ou aux exigences légales et professionnelles.

La version à jour ainsi que la date de sa dernière modification sont publiées sur le présent site Web.